Mise en œuvre de la e-Facture en Roumanie
Depuis le 1er juillet 2024, toutes les entreprises roumaines doivent utiliser un système appelé "e-Facture" pour émettre et gérer leurs factures dans la relation avec leurs partenaires en Romanie.
Comment Fonctionne le Système e-Facture?
Émission : La facture est créée sur ordinateur et signée électroniquement avec le certificat digital emis par un fournisseur agréé.
Transmission : La facture est envoyée via un portail en ligne appelé Espace Privé Virtuel (SPV).
Enregistrement : La facture doit être enregistrée dans le SPV pour être validée.
Archivage : Les factures sont conservées sous forme numérique, c'est-à-dire sur ordinateur ou autre support (par exemple le cloud ou un disque dur externe etc.) pour cinq ans au minimum.
Comment procéder pour émettre une facture (en tant que fournisseur) ou recevoir une facture (en tant que client)?
- Préalable indispensable : obtention du certificat digital et enregistrement de chaque entreprise roumaine sur le portail en ligne Espace Privé Virtuel (SPV)
Toutes les entreprises roumaines doivent s'enregistrer sur l'Espace Privé Virtuel (SPV) mis en place par l'ANAF (Agence Nationale de l'Administration Fiscale) en lien avec le certificat digital d'un (ou de plusieurs) représentant de l'entreprise.
- Émission des Factures : l'entreprise crée la facture à l'aide d'un logiciel de facturation (ou éventuellement directement sur le site de l'ANAF). La facture est signée électroniquement pour garantir son authenticité. La facture est téléchargée dans le SPV (le bénéficiaire dispose d'un délai de 60 jours) a disposition pour la télécharger
- Réception des Factures : L'entreprise qui reçoit la facture est notifiée via le SPV. La facture est téléchargée depuis le SPV et vérifiée pour son exactitude. Si la facture est à contester, l'entreprise doit contacter l'expediteur et au moyen du SPV. L'entreprise comptabilise la facture dans son propre système comptable et archive le document électroniquement.
Sanctions
Si une une entreprise paye une facture qui n'est pas disponible dans le SPV, elle peut recevoir une amende de 15 % de la valeur de la facture. De la même manière, un fournisseur qui émettrait une facture sans l'enregistrer dans le SPV dans un delai de 5 jours à compter de l'émission serait lui aussi passible d'une amende.